采购计划管理主要工作职责

采购计划的各项业务主要由采购部组织执行。明确采购计划管理的职责分工有助于规范采购计划的编制、审批、执行、变更等工作，确保采购计划及预算顺利推行。下表为采购部相关人员在采购计划管理方面的主要职责分工说明表。采购计划编制 1．采购部组织需求部门提交采购需求计划，并与仓储部核对库存量，进而汇总、分析实际的采购需求 2．采购部负责汇总采购需求计划，根据汇总结果编制采购计划草案，明确采购物资类别、数量、采购金额、采购方式和采购时间等内容 2．及时与财务部沟通，进行采购计划草案的试算平衡，编制正式的采购计划 3．审核各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，编制主辅料采购清单采购计划审批 1．采购部各级管理人员须明确自身采购审批权限，在权限范围内进行审批 2．采购部各级管理人员严格按照企业相关规定开展采购计划编制的审批、采购执行与调整的审批、采购计划考核的审批等工作采购计划执行与变更 1．采购部管理人员负责采购计划分解工作，将采购计划落实到个人，并做好采购信息记录工作 2．采购人员组织、落实日常采购工作，及时供应生产经营所需的各类物资，定期检查仓库的验收、入库、发放等工作 3．采购部须及时审核请购部门提出的采购计划增补申请，并严格审核申请是否符合企业规定，对符合企业规定的增补申请，编制采购计划增补方案，以便据此组织开展采购作业 4．采购部经理或稽查人员须对采购计划的执行情况进行总结、评价，并提出改进意见采购预算管理 1．采购部在财务部的协助和指导下，采用科学的采购预算编制方法，编制采购预算草案，并将草案报财务部进行综合的试算平衡，形成正式的采购预算方案 2．采购部按照采购预算方案执行各项采购工作，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低采购成本 3．在财务的指导和协助下，采购部对采购预算的执行情况进行总结，并制定改进方案 4．采购部明确采购预算调整与变更的情形，并严格按照企业规定进行采购预算调整与变更的审核、审批工作

采购部

采购计划管理制度

1 采购计划管理办法 采购计划管理办法 第1章总则 第1条为加强本公司对采购计划的管理，保证公司各项生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。第2条本办法适用于公司所有物资的采购计划编制、审批、执行与变更的管理工作。第3条公司相关部门及人员在采购计划管理方面的职责分工如下。 1．采购部负责采购计划的编制、审核、执行、变更调整及评价改进等工作。 2．财务部负责对采购计划进行预算金额的试算平衡，并在采购计划执行阶段划拨相关款项。 3．总经理负责对采购计划进行审批。第4条本办法所涉及的独立需求物料是指其需求量不受其他物料需求影响的物料，而相关需求物料则相反，其需求量受其他物料需求的影响。 第2章采购计划的编制与审批 第5条采购部汇总各部门的物资需求，编制物资需求汇总表，结合公司上期生产销售情况和本年度经营目标，确定本期采购需求，汇总、编制采购需求计划。第6条本期采购需求的确定步骤说明如下所示。 1．采购部根据各部门提交的物资需求表，配合需求预测确定独立需求物料的需求数量，采用定量订货模型或定期订货模型确定订购批量和订购点。 2．确定独立需求物料的需求数量后，应进一步确定相关需求物料的需求数量，相关需求物料数量可采用订货点法，也可以按照相关产品的需求量进行分解。 3．确定上述两类物资需求数量后，应根据库存状况及在途物资状况，确定采购需求数量。第7条采购部根据采购需求计划编制采购计划草案，草案中包括采购物资类别、数量、采购金额、拟采用的采购方式以及采购实施的具体时间安排等内容。第8条本公司常用的采购方式及其适用条件如下所示。

第9条采购数量的影响因素主要包括生产需求量、采购批量大小与价格的关系、库存状况、采购支出承受能力、采购物资的特性、市场动态等。本公司常用的采购数量确定方法如下所示。

第10条采购部编制好的采购计划草案，需提交给财务部进行预算金额的试算平衡，并将试算平衡后的采购计划草案上交采购总监审核，总经理审批。第11条采购计划在编制的过程中，应注意以下4点事项。 编制采购计划的注意事项 1．采购计划的编制应考虑公司年度目标达成的可能性 3．考虑保障生产与降低库存之间的平衡 4．保证销售计划和生产计划的可行性 2．关注物资采购价格和市场信息的可能变化 第3章采购计划的执行与变更 第12条采购计划主管将采购计划按照时间和职位进行分解，将采购任务分配到各岗位，向采购人员说明采购品种、数量、价格、期限和供应商等信息，采购部做好采购过程中的信息记录工作，采购计划主管对采购计划的执行情况进行监督。第13条采购部应判断采购作业是否属于大额采购，对两种采购作业采取不同的执行方法。 1．大额采购：由采购经理签发采购通知书，报经总经理审批后执行采购采购计划。 2．小额采购：由采购经理直接安排采购。第14条在采购计划执行过程中，应遵循以下三方面要求。采购期限要求：按照请购部门的需求日期及需求数量，联系供应商及时供应价格质量要求：以合理的价格购取较高质量的商品采购对象要求：采购前应对供应商的产品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价第15条若在执行过程中出现异常情况，采购计划责任人应及时调整采购预算与计划，并上报采购总监审核，总经理审批。第16条对于预算内的采购计划，采购经理给予审核后，交财务部进行审核，并由财务部划拨相应款项，由采购部实施采购；对于预算外的采购计划，采购经理应将其提交总经理进行审批，送财务部进行核准并实施。第17条各请购部门在发现采购物资不能满足业务需求时，应编制“物资增补计划申请表”，经部门经理签字后提交采购部。第18条如出现以下情形之一的，相关部门人员可提出采购增补要求。 采购计划变更条件 ● 相关部门的临时订单 ● 不可预期的设备损坏 ● 公司生产经营的临时需求 ● 采购需求计划执行完毕后，又收到安全库存预警单 ● 其他突发情况第19条采购部对各部门提交的“物资增补计划申请表”进行审核，确认该申请表是否符合公司规定，如不符合规定，采购部有权驳回物资增补申请。第20条如缺货情况属实，采购部应及时编制说明文件，说明增补物资需求的原因及已采购物资的使用情况，上报采购总监、财务部审核，总经理审批。第21条如审核通过，采购计划责任人编制“采购计划增补方案”，采购计划增补方案中应明确增补物资的数量、规格、金额、采购时间等内容。同时，采购计划责任人应分析计划增补对现有计划及业务的影响，编制增补采购计划可行性分析报告。如审批未通过，采购部有权驳回部门申请。第22条增补采购计划制定完成后，采购部将其发送至请购部门，作为实施采购增补的依据。第23条采购计划执行完毕后，采购经理负责对执行情况进行评价，提出改进意见，操作步骤如下。 第1步：采购部对采购计划执行工作进行总结，在规定时间内完成“采购计划工作报告”的编制，上报采购经理审核 第2步：采购经理对采购计划工作总结进行分析研究，结合对采购过程的监督、检查，参考总经理和其他相关部门的意见，对采购计划的执行情况做出评价 第3步：采购部其他员工根据采购经理反馈的评价结果制定相应的采购执行改进方案，提交采购经理、总经理审批，审批通过后执行改进 第4章附则 第24条本制度报经总经理审批通过后，自颁布之日起实施。第25条本制度由采购部负责制定，每年修订一次，其解释权归采购部所有。 2 采购计划审批制度 采购计划审批制度 第1章总则 第1条为规范采购计划在编制、执行、调整等工作过程中的审批事宜，特制定本制度。第2条本制度适用于对采购计划编制、执行与调整及考核等工作中，以及过程文档的审批工作。第3条采购总监、总经理负责采购计划的审批，采购部及各申购部门为采购计划的执行机构。 第2章对初编采购计划的审批 第4条总经理负责对采购部提交的年度采购计划进行审批，采购总监、采购经理负责季度、月度采购计划的审批。第5条对编制完成的采购计划，其审核内容主要包括以下四项。 1．采购计划与公司生产经营计划的吻合度。 2．采购目标是否合理，采购工作是否遵循成本最优原则。 3．物资消耗定额、物资采购批量是否准确，库存储备量是否适当。 4．采购计划表中的内容是否符合规定要求。 第3章对采购计划执行与调整的审批 第6条在采购计划执行过程中，涉及的审批事项如下。 1．采购计划责任人分解年度采购计划，请购部门经理对请购需求进行签字批准。 2．采购计划责任人审核请购需求是否在年度采购计划内，不在计划内的采购申请应立即上报采购经理审批。第7条在采购计划调整过程中，涉及的审批事项如下。 1．对已经审批的采购物资，请购部门如需变更物资规格、数量或撤销采购申请，应及时上报采购部审批，以便采购部更改采购计划。 2．在增补采购需求计划时，各请购部门应编制“增补需求计划申请表”，经部门经理审批签字后，上报采购部审核，审核通过后编制“采购计划增补方案”。 3．“采购计划增补方案”经采购经理、财务部、总经理审批通过后，采购部须将其返给请购部门，预示相应物资即将进入采购执行环节。 第4章对采购计划考核结果的审批 第8条采购部定期编制“采购计划执行情况报告”，上交采购经理、采购总监审核，总经理审批，并由采购总监对报告进行分析，编制“采购计划执行情况分析”。第9条采购总监根据分析结果编制奖惩方案，交由总经理审批，对相关人员进行奖惩。 第5章附则 第10条如本公司现有制度与本制度冲突，应以本制度为准。第11条本制度由采购部负责制定与解释工作，经总经理审批通过后实施。

采购部

3 采购预算管理制度 采购预算管理制度 第1章总则 第1条为加强本公司对采购预算的管理，提高资金利用率，降低采购成本，特制定本制度。第2条本制度适用于采购预算的编制、执行与评估、变更与调整等工作。第3条公司各部门在采购预算管理方面的权责分工如下。 1．采购部负责组织编制采购预算，并监督、控制采购预算的执行。 2．财务部负责协助采购部制定采购预算，对公司整体预算进行整合。 3．总经理办公室负责下达相关工作计划，并对采购预算进行审批。 第2章采购预算编制 第4条公司各部门根据公司经营计划和部门实际情况提出物资采购需求. 第5条采购部及时汇总各部门提出的采购需求，编制“采购需求汇总表”。第6条采购部对比分析物资库存情况与各部门的采购需求，结合公司上年度生产状况、销售状况及本年度经营目标，确定年度采购需求，并根据采购需求状况、库存状况，制订采购计划。第7条采购计划人员在财务部的协助下，选择适宜的采购预算方法、提出准确预算数字、确定采购数量，制定采购预算草案，上报公司财务部审核。第8条采购部应采用目标数据和历史数据相结合的方式确定预算数字，对预算留有适当的余量，以应对可能出现的紧急情况。第9条采购预算编制方法具体如下所示。

第10条财务部在充分考虑公司现实资金状况、市场状况、整体预算的基础上，对采购预算草案进行综合平衡。第11条采购部编制正式的采购预算方案，上呈采购总监审核，总经理审批，并根据上级领导的意见对预算方案进行修改。第12条采购部按照以下三个步骤对采购预算草案进行完善。 1.确定预算偏差范围采购部根据行业平均水平、以往经验、公司实际情况选定预算偏差范围 2.计算预算偏差值为控制、确保采购工作的顺利开展，应比较采购实际支出和采购预算支出的差距 3.调整不当预算若预算偏差值超出规定范围，采购部应及时分析原因，修改预算第13条采购预算专员于每月1～5日根据以下资料，结合采购预算结果、月底物资库存量、安全库存量、采购提前期等因素，编制月度采购预算。 1．各请购部门提交的年度采购计划申请 2．预计的物资期末库存量 3．本期计划未结转库存量 4．物资计划价格第14条采购预算专员根据历史交易价格、供应商到货信息，在“月度采购预算表”中填写价格信息和预计到货日期后，提交正式月度采购预算，经采购经理审核后，上报总经理审批。第15条采购部实施采购预算计划内外的采购应注意以下两点。 1．采购部应将采购预算提交采购经理审核、总经理审批。 2．采购部将审批通过的采购预算送至财务部进行核准，由财务部划拨款项。 第3章采购预算执行与评估 第16条采购部应严格按照审批通过的采购预算执行采购工作，并根据采购物资的使用情况、需求情况、采购频率、价格稳定性等因素，选择最优的采购方式。第17条为在保证采购质量的同时控制采购支出，采购部在执行采购预算的过程中，应遵循以下要求。 1．采购人员应对供应商的产品质量、性能报价、交货期限、售后服务等进行综合评价，选择优质供应商。 2．采购时应以合理价格取得质量较高的物资。 3．采购人员应根据请购部门的需求数量、需求日期及时与供应商联系，降低公司缺货成本。第18条经核定的分期采购预算，如当期未动，不得保留，若确有需要，下期补办相关手续。第19条对于未列入预算的紧急采购，请购部门应及时追加补办相关手续。第20条采购经理在采购预算执行后对采购预算执行工作进行总结，编制“采购预算执行情况总结报告”，提交采购总监审核。采购总监应根据“采购预算执行情况总结报告”、对采购过程的监督、检查及其他部门的意见，对采购预算执行情况进行评价，并提出改进意见。第21条采购部根据采购总监的改进意见制定“采购执行改进方案”，提交采购总监审核、总经理审批，审批通过后执行改进。 第4章采购预算调整与变更 第22条采购预算一经公司总经理审批，须严格遵守执行，一般不允许调整与变更。如发生下列五种情形之一的，预算执行部门方可执行采购预算调整申请工作。

公司经营方向发生改变
市场经济形势发生重大变化，导致公司需调整
发生重大政治、经济事件、宏观政策调整
受重大自然灾害影响
公司内部重大政策调整

第23条采购预算调整、变更审批程序与采购预算编制的审批程序一致，不得私自更改。第24条采购部对各部门提交的“采购预算变更申请表”进行审核，分析采购预算变更原因，当满足以下四项条件时，方能批准采购预算的变更。 1．采购预算的变更有助于保障公司采购战略计划的执行，有利于实现公司经营目标。 2．采购预算的变更有助于协调公司各部门间的合作。 3．采购预算的变更有助于合理、高效的进行资源分配。 4．采购预算的变更有助于加强对公司物流成本的监督和控制。第25条各部门提交“采购预算变更申请表”时，应将下列明细事项填写完整：请购部门名称、部门联系人电话、请购日期、原请购单编号、请购物资名称、规格、变更数量、物资采购变更原因、部门经理签名与盖章。第26条采购部在整体掌控采购预算的前提下，将审批通过的“采购预算变更申请表”提交至采购总监或总经理审批。 1．200万元以下的采购预算变更，由采购总监负责审批。 2．200万元（含）以上的采购预算变更，由总经理负责审批。第27条采购部根据变更后的预算开展采购工作。 第5章附则 第28条本制度每年度由采购部负责根据公司实际经营情况进行修订。第29条本制度报总经理、采购总监审核通过后，自年月日起生效。